Kurumsal danışmanlık verdiğimiz şirketlerde en sık karşılaştığımız durum, çalışanların iş seyahati vizesi ile turistik vize gerekliliklerini birbirine karıştırmasıdır. Oysa iş seyahati vizesi, hem başvuru belgeleri hem de sigorta kapsamı açısından farklı bir dikkat gerektirir.
İş seyahati vizesi ile turist vizesi farkı nedir?
İş seyahati vizesi; toplantı, fuar, eğitim veya iş görüşmesi gibi ticari amaçlarla yapılan kısa süreli seyahatleri kapsar. Çalışma izni anlamına gelmez; yani vize sahibi, ziyaret ettiği ülkede ücretli bir işte çalışamaz.
Gerekli temel belgeler
- Davet mektubu: Ziyaret edilecek şirketin resmi antetli kağıdında, toplantı tarihleri ve amacını belirten davet yazısı
- İşveren yazısı: Başvuru sahibinin şirketteki pozisyonunu ve seyahatin iş amaçlı olduğunu teyit eden belge
- Seyahat programı: Uçuş, konaklama ve varsa etkinlik programının detayları
- Mali yeterlilik: Şirket tarafından karşılanan masraflar için şirket hesap özeti, kişisel masraflar için kişisel hesap özeti
Seyahat sigortasında dikkat edilmesi gerekenler
Schengen bölgesine yapılan iş seyahatlerinde sigorta poliçesinin şu kriterleri karşılaması gerekir:
- Minimum 30.000 avro tıbbi tedavi ve tahliye teminatı
- Seyahatin başlangıç ve bitiş tarihlerinin tamamını kapsaması
- Schengen bölgesindeki tüm ülkelerde geçerli olması
Şirketler adına toplu seyahat sigortası yaptırılıyorsa, poliçede her çalışanın adı, pasaport numarası ve seyahat tarihlerinin ayrı ayrı yer aldığından emin olunmalıdır.
Sık yapılan hata: Çoklu giriş vizesi ihtiyacını göz ardı etmek
Yıl içinde birden fazla iş seyahati planlanıyorsa, tek girişlik vize yerine çoklu giriş (multiple entry) vize talep edilmesi hem zaman hem maliyet açısından avantaj sağlar. Bu talebin başvuru formunda ve davet mektubunda açıkça belirtilmesi gerekir.
Sonuç
İş seyahati vizesi başvurusunda davet mektubu, işveren yazısı ve doğru kapsamlı bir seyahat sigortası bir araya geldiğinde süreç oldukça hızlı ilerler. Şirket içi tekrarlayan seyahatler için standart bir belge şablonu oluşturmak, her yeni başvuruda zamandan tasarruf sağlar.
Kurumsal iş seyahati vizesi süreçleriniz için ekibimizle görüşebilirsiniz.
